Um Ziele zu erreichen, müssen durchaus auch Mahnungen versandt werden

Um Ziele zu erreichen, müssen durchaus auch Mahnungen versandt werden

22 Oktober 2020 0 Von Stephen C.

Im heutigen digitalen Zeitalter spielt der Online-Handel eine besonders wichtige Rolle. Viele Unternehmen bieten ihre Produkte nicht nur regional und deutschlandweit an, sondern auch international. Geschäftsbeziehungen zu weit entfernt liegenden Produzenten sind heute keine Seltenheit mehr. Leider gibt es auch in diesem Bereich Kunden, die es mit der Bezahlung von Rechnungen nicht so eng sehen.

Wie werden Kunden aus dem Ausland angemahnt?

Sind Kunden aus dem Ausland mit der Zahlung ihrer Rechnung im Verzug, dann stellt dies viele vor große Probleme. Abhängig vom Land verläuft die Kommunikation meist auf Englisch. Es ist daher von Vorteil, wenn hierzulande im Unternehmen einige Mitarbeiter ausreichend gute Englischkenntnisse verfügen. Dies ist nicht nur für Werbemaßnahmen, die Angebotserstellung und die Rechnungsstellung wichtig. Aus einer Rechnung Englisch kann der Kunde sämtliche Angaben entnehmen, wie er aus dem Ausland bezahlen muss. Falls ein solcher Kunde seine Rechnung einmal nicht bezahlen sollte, muss er diesbezüglich auch auf Englisch angeschrieben werden.

Im Englischen wird eine Mahnung als Reminder bezeichnet. Dieses Wort wird mit Zahlungserinnerung gleichgesetzt und klingt wesentlich höflicher und nicht so hart wie das deutsche Wort Mahnung. Hierzu gibt es aber noch spezielle Abstufungen, die unserer Mahnstufe entsprechen. Mit First Reminder wird die erste Erinnerung bezeichnet, mit Second Reminder folglich die Zweite und mit Last Reminder letztlich die letzte Mahnung.

Schreiben Sie möglichst höflich, da Sie die Geschäftsbeziehungen nicht unbedingt gefährden möchten. Dies ist umso bedeutungsvoller, je wichtiger dieser Kunde für Sie ist. Dennoch müssen sich aber auch nicht endlos auf eine Zahlung warten, sodass eine Mahnung Englisch durchaus sinnvoll ist.

Welche wichtigen Punkte sollte eine Erinnerung Englisch enthalten?

In aller Regel teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie es bedauern, diesem mitteilen zu müssen, dass bis zum bestimmten Zeitpunkt keine Zahlungen von seiner Seite eingegangen sind. Die Formulierung einer Mahnung Englisch könnte beispielsweise so ausfallen:

We are sorry to inform you: to date, no payments from your side has reached us.

Natürlich können Sie diesen wichtigen Satz noch weiter ausschmücken und auch die Erinnerung mit weiteren Angaben ergänzen. So sollten Sie nochmals den Text aus Ihrer Rechnung Englisch in etwas abgespeckter Form wiederholen, damit der Kunden weiß, wohin er sein Geld senden muss.

Es kann natürlich auch der Fall sein, dass sich die Mahnung mit der Zahlung überschnitten haben. Auch hier sollten Sie Ihren Kunden darauf hinweisen. Hierzulande wird meist der Standardsatz verwendet, dass das Mahnschreiben als gegenstandslos zu betrachten ist, falls die Zahlung zwischenzeitlich erfolgt ist. Auf Englisch würde dies in etwa so lauten:

If you have already sent your payment, please disregard this notice.

Letztlich müssen Sie auch auf die rechtlichen Schritte aufmerksam machen. Dabei teilen Sie dem Kunden mit, dass bei Nichtzahlung Sie sich gezwungen sehen, rechtliche Schritte einzuleiten. Auf Englisch würde dies in etwa bedeuten:

Otherwise, we see ourselves forced to take up legal steps.

Anstelle die Mahnung wie im Deutschen mit den Worten „mit freundlichen Grüßen“ zu beenden, reicht es im Englischen meist mit dem Wort „Sincerely“ aus.

Worauf Sie noch bei Rechnungen an ausländische Kunden achten sollten

Als Kleinunternehmer dürfen Sie umsatzsteuerfrei bis 17.500 Euro im Jahr erwirtschaften. Liegt Ihr Umsatz darüber, dann müssen Sie Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt abführen. Zunächst sollten Sie wissen, wo sich Ihr Handelspartner befindet. Innerhalb der EU gibt es hierfür eine recht einfache Regelung. Hier gilt die sogenannte Reverse Charge-Regelung. In diesem Fall liegt die Umsatzsteuerschult nicht mehr bei Ihnen, sondern beim EU-Kunden.

In diesem Fall stellen Sie dem Kunden eine Rechnung mit dem Nettobetrag ohne Umsatzsteuer aus. Der Kunde ist nun selbst dafür verantwortlich, die Steuern an sein Finanzamt abzuführen. Jedoch müssen Sie auf der Rechnung sowohl die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer als auch die des Kunden aufführen. Auf der Rechnung muss der Wortlaut zu entnehmen sein, dass die Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt.

Auch wenn Sie keine Umsatzsteuer an das hiesige Finanzamt leisten müssen, ist jeder Verkauf bzw. jede Dienstleistung ins Ausland in einer separaten Liste aufzuführen. Diese Regelung ist aber nur im B2B-Geschäft erforderlich, also im Verhältnis Unternehmen zu Unternehmen.

Eine weitere Ausnahme innerhalb der EU besteht darin, dass Verkäufe und Dienstleistungen an ausländische Privatkunden oder Kleinunternehmer hierzulande umsatzsteuerpflichtig sind. Dies macht ja auch Sinn, da ein ausländischer Privatkunde die Umsatzsteuer auf seiner Rechnung nicht an sein Finanzamt abführen muss.

Verkaufen Sie in Länder außerhalb der EU, dann gelten mitunter kompliziertere Umsatzsteuerregelungen. Hier ist es wichtig, sich vor Ausübung einer solchen Handelsbeziehung sich mit den dortigen Steuergesetzen auseinander zu setzen.

Unabhängig davon sollten Sie im Zahlungsverkehr Englisch als wichtigste Kommunikationssprache wählen.

Der internationale Handel macht auch vor deutschen Unternehmen nicht Halt. Umso wichtiger ist es, mit guten Englischkenntnissen eine ausreichende Kommunikation herzustellen. Dies betrifft insbesondere die Rechnungsstellung und ggf. auch eine Mahnung bei Nichtzahlung. Wie zuvor dargelegt, reichten für eine Mahnung Englisch ein paar höfliche Sätze vollkommen aus. Darüber hinaus sind aber auch noch steuerliche Aspekte zu berücksichtigen, wenn Sie im Ausland handeln möchten.